Mijn jaar als Frontrunner: Gerrit Rietveld

Inmiddels werk ik alweer ruim 10 jaar bij de KNVB. Na heel wat jaren, en diverse functies op het gebied van verenigingsondersteuning heb ik in 2016 de switch gemaakt naar projectmanagement.

Voor het eerst werd ik verantwoordelijk voor een landelijk project binnen de KNVB. Als projectleider van het project “nieuwe wedstrijdvormen voor pupillen” heb ik ervaren wat er binnen de sportwereld kan gebeuren op het moment dat je je kop boven het maaiveld uitsteekt en een verandering probeert in te voeren.  Na deze, voor mij eerste echte, ervaring met projectmanagement wist ik één ding zeker, dit is het werk waar ik echt gelukkig van word, waar ik energie van krijg en waar ik me verder in wil ontwikkelen.

Begin 2018 kwamen voor mij een aantal zaken bij elkaar, nadat ik een uitnodiging ontving om deel te nemen aan het Frontrunner programma. Eén van de pijlers van het programma, agile – projectmanagement, triggerde mij om deel te nemen. Ik had in het verleden wel eens wat termen opgevangen vanuit het agile werken, maar eerlijk gezegd had ik geen goed beeld wat het exact allemaal inhield en al helemaal niet hoe je dit goed kan toepassen in een project binnen de sportwereld. Hoe gaaf dan ook dat ik nu een jaar lang, een dag per week kon besteden aan mijn eigen ontwikkeling op dit thema en daarmee ook aan de ontwikkeling binnen mijn organisatie.

Mede dankzij een aantal inspirerende werkbezoeken (o.a. bij ING) en het lezen van een aantal boeken en artikelen over Agile projectmanagement, werd mijn enthousiasme alleen maar groter.

Dit bleef gelukkig ook niet onopgemerkt binnen de KNVB. Op dat moment waren binnen de KNVB een aantal ontwikkelingen in gang gezet, waaronder het implementeren van de agile way of work voor projecten van de KNVB. Mede dankzij de tijd die ik in dit onderwerp heb kunnen besteden vanuit de Frontrunners, ben ik gevraagd om een rol te spelen binnen de Agile transformatie binnen de KNVB.

Voor mij dus een fantastische kans om de theorie in de praktijk te brengen en ik kan wel zeggen dat er het afgelopen jaar een wereld voor me is opengegaan op het gebied van projectmanagement.

Hieronder een aantal punten die voor mij belangrijk waren in het afgelopen jaar en waarvan ik heb ervaren dat ze ervoor kunnen zorgen dat je zowel als projectleider en als projectteam effectiever wordt. Ondanks dat het wellicht open deuren zijn, heb ik gemerkt dat we dit in de sport nog te weinig toepassen.

Besteed aandacht aan het teamproces!

Hoe vaak zien we niet dat bij de start van projecten vrijwel direct wordt ingegaan op de inhoud. Doelen worden bepaald, plannen worden opgesteld en vervolgens gaan we over op de uitvoering. Naar mijn mening en ervaring wordt er veel te weinig tijd geïnvesteerd in het teamproces. Best vreemd eigenlijk, want uiteindelijk is het team verantwoordelijk voor het leveren van een prestatie. Het afgelopen jaar als frontrunner heeft mij geleerd om hier juist veel tijd aan te besteden.

Ga voordat je start met de inhoud van een project eerst eens aan de slag met het het team. Wie zitten er eigenlijk allemaal in het team en kennen we elkaar wel zo goed als we denken? We werken misschien al jaren bij dezelfde organisatie of zelfs binnen dezelfde afdeling, maar dat betekent niet per definitie dat we elkaar ook echt kennen. Hoe gaan we als team samenwerken? Hoe gaan we met elkaar communiceren? Hoe richten we ons teamoverleg in? Welke rollen zijn er nodig in het team en wie gaat deze invullen? Kortom, welke gezamenlijke werkafspraken maken we met elkaar? Door uitgebreid tijd te besteden aan deze zaken, kom je erachter wat ieder individu in het team belangrijk vindt en kun je de stap zetten naar gezamenlijke kernwaarden als team. Uiteindelijk heb ik gemerkt dat dit het ook makkelijker maakt om elkaar binnen het team aan te spreken op het moment dat het even niet zo lekker loopt of als afspraken worden niet nagekomen (iets wat ook niet altijd gebruikelijk is in de sport). Het wordt dan namelijk een gezamenlijke verantwoordelijkheid van het hele team.

Wat echter voor mij de grootste eye-opener was op het gebied van teamontwikkeling, is wat binnen Agile met een mooi woord “retrospective” wordt genoemd. Zeker, het is ontzettend belangrijk om als team werkafspraken te maken en de rollen te verdelen. Maar misschien nog wel belangrijker is het regelmatig (elke sprint (1-4 weken)) met elkaar terugblikken (retrospective) op het teamproces. Hoe hebben we de afgelopen sprint als team gefunctioneerd? Wat ging er goed in de onderlinge samenwerking en welke verbeteringen kunnen we aanbrengen om nog effectiever te worden als team? Uiteindelijk met het doel om versnelling te realiseren in het project.

Geloof me, het is best spannend om dit voor het eerst te doen. Misschien ook dat niet iedereen in je team hier gelijk voor open staat, en dat de waarde niet direct wordt ingezien. Het gaat dan immers even niet over de vaak zo “veilige” inhoud van het project, maar over de persoonlijke samenwerking tussen teamleden. Het gaat echter niet om vingerwijzen naar elkaar over wat er allemaal niet goed ging. Het gaat er juist om dat je als team op zoek gaat naar verbeteringen, zodat iedereen optimaal kan functioneren en je als team effectiever wordt. Het spreekt voor zich dat je er wel voor moet zorgen dat er een veilige sfeer is, waarbij je dus ook als team in alle vertrouwelijkheid zaken kan bespreken.

Binnen de verschillende projecten waarin ik dit nu heb toegepast, heb ik gemerkt dat het zorgt voor een sterker team gevoel en dat het daadwerkelijk versnelling in het project oplevert.

Get information at the source!

Herken jij dat? Nadat je veel tijd hebt gestoken in het uitwerken van een van de actiepunten binnen jullie project en je het vol goede moed aan de rest van het team hebt gepresenteerd, is het resultaat vaak dat je met een nog langere actielijst terug naar de tekentafel wordt gestuurd. Helaas voldeed het toch niet helemaal aan de verwachtingen van het team of de projectleider of het sluit niet aan bij de wensen van de klant. Vreemd, want je had het toch in het teamoverleg besproken?

Het klopt inderdaad dat onderwerpen wel op de agenda staan en worden besproken, waarna iemand ermee aan de slag gaat en zorgt voor uitwerking. Toch gaat het hier in de praktijk vaak mis en wordt veel waardevolle tijd (en energie binnen het team) verloren. Daardoor staan onderwerpen soms maandenlang op een agenda en blijft afronding uit.

Ja we bespreken het in het teamoverleg, maar hebben we eigenlijk wel hetzelfde beeld van datgene dat er opgeleverd dient te worden? Besteden we eigenlijk wel voldoende tijd om deze verwachtingen met elkaar te bespreken? Of verdelen we snel de taken, zodat we ook alle andere agendapunten kunnen behandelen?

Binnen Agile projectmanagement is de “refinement” sessie hiervoor ingericht. Een meeting waarbij het team ruim de tijd neemt om met elkaar in gesprek te gaan over hetgeen dat opgeleverd moet worden. Om tot een goede uitvoering te komen is het immers essentieel dat het team begrijpt wat er gerealiseerd moet worden, voor welke doelgroep het is en wat de belangrijkste criteria zijn waar het aan moet voldoen? Om daarbij het aantal aannames te beperken, moet je ervoor zorgen dat de juiste mensen in de meeting aanwezig zijn, want je wil namelijk dat het team vragen kan stellen aan de juiste stakeholders. Met andere woorden, “get information at the source”.

Eerlijk is eerlijk, het toepassen hiervan voelde voor mij als projectleider op dat moment niet altijd als versnelling. Als projectleider of product-owner wil je natuurlijk dat er zo snel mogelijk resultaat geboekt wordt en zit je niet altijd te wachten op lange discussies over details. Toch raad ik iedereen aan om hier gelijk mee te starten! De tijd die je hierin investeert win je dubbel en dwars terug. Het team is hierdoor veel beter in staat om de juiste zaken op te leveren. Minstens net zo belangrijk, er ontstaat een positieve sfeer in het team. Want laten we eerlijk zijn, niemand vindt het leuk om iets op te leveren om vervolgens te horen dat het niet aansluit bij de verwachtingen.

Set the stage

Binnen de sportwereld zijn we vaak allemaal met tal van projecten tegelijk bezig. We rennen dan ook van het ene naar het andere overleg. Het is dan ook niet altijd even makkelijk om direct weer te schakelen en de focus te verleggen naar het volgende. Door een relatief eenvoudig element, namelijk “Set the stage” aan je teamoverleg toe te voegen, zorg je ervoor dat iedereen weer echt aanwezig is in de sessie. Collega Frontrunner Wendy heeft hier al eerder een mooi blog over geschreven.

Deel je fuck-ups!

Het thema faalkunde is al door veel andere frontrunners benoemd in hun terugblik, maar ik kan het niet laten om er toch nog iets over te benoemen.

De hedendaagse maatschappij is vooral gericht op succes, waardoor je vrijwel alleen maar wordt overspoeld met zaken die goed gaan. Over zaken die misgaan wordt maar weinig met elkaar gesproken. Het bezoeken van een aantal Fuck-up Nights, bijeenkomsten waarbij vooral (jonge) ondernemers verhalen met elkaar delen over hun eigen fuck-ups, hebben mijn ogen geopend. Waar we in de sport denk ik vaak bang zijn voor de reacties van anderen als we een fout hebben gemaakt, merkte je tijdens deze avonden dat de reacties juist louter positief waren. “Wat heb je ervan geleerd? Wat zou je anders doen met de kennis van nu? Welke tips heb je voor anderen?

Dat is ook voor mij de reden geweest om vanuit de Frontrunners de “goed-fout” avond te organiseren.

Deze avond is een van mijn hoogtepunten geweest in het frontrunner jaar. Om te beginnen omdat het voor mij een persoonlijke uitdaging was om voor een grote groep mensen te praten over de fouten die ik had gemaakt in mijn projecten. Maar het echte succes zat hem voor mij in het feit dat er, nadat het officiële programma was afgelopen, maar liefst 3 mensen uit het publiek zijn opgestaan! Collega’s uit de sport die zonder enige voorbereiding de moed hebben getoond om hun verhaal te delen met de rest. Het delen van dergelijke, soms zeer persoonlijke verhalen, kan alleen op het moment dat er een sfeer van vertrouwen is in een groep!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*